Non basta far bene un lavoro, bisogno essere bravi a presentare efficacemente un progetto e saperlo comunicare alle persone in modo da rendere chiaro il messaggio e guadagnare la loro fiducia, vediamo quali sono le strategie di comunicazione che possiamo utilizzare in una presentazione per migliorarne l’efficacia.
Il primo passo per imparare come presentare efficacemente un progetto è quello di avere ben chairo lo scopo della presentazione che può essere:
- Guidare un team a trovare una soluzione
- Persuadere gli altri ad accettare una proposta
- Ottenere la fiducia e l’approvazione di un cliente
Il metodo di Todd Zaki Warfel
Todd Zaki Warfel (https://zakiwarfel.com/) è un autore, coach e speaker che ha lavorato in aziende come Cisco, CapitalOne e Workday. Ha creato un sistema basato su 4 punti che può essere utilizzato da tutti per migliorare il proprio modo di presentare un’idea o un progetto.
Iniziamo partendo da un concetto molto semplice ma che è fondamentale da tenere in mente:
Non importa quanto sia buona la tua idea, se non sei capace di comunicarla in modo efficace nessuno la acquisterà e la tua idea morirà.
Andiamo adesso a vedere il suo metodo che è organizzato in 4 punti:
Identifica la tua audience e il tuo obiettivo
Partire dall’audience sembra un’idea scontata ma spesso non lo è. È naturale ragionare sul target quando si comincia un progetto, ma non è tanto normale farlo quando si deve organizzare una presentazione, solitamente si comincia dalla struttura senza pensare a chi è rivolta.
Per capire come presentare efficacemente un progetto è molto importante sapere quale è il ruolo che il nostro pubblico ha in un’azienda, perchè questo implica non solo la scelta di un linguaggio, ma anche l’identificazione di quali sono gli aspetti chiave che guidano le sue decisioni. Se gli interlocutori sono persone che si occupano di business spesso non hanno tempo di scendere nei dettagli, ma vogliono vedere subito la soluzione proposta e il perché dovrebbe funzionare.
Quindi, capire chi è il pubblico della nostra presentazione influisce molto sulla sua struttura, sul suo storytelling e sul livello di dettaglio a cui dobbiamo arrivare.
Crea una storia
Lo storytelling è alla base di una presentazione efficace e persuasiva perché le persone si sentono coinvolte nelle storie. Ma non tutte le storie sono uguali, dobbiamo essere capaci di raccontare una storia che riesca a connetterci con la nostra audience, che la faccia immedesimare nella situazione e viverla come se fosse presente.
Steve Jobs era un mago dello storytelling utilizzava una storia ogni volta che doveva presentare un nuovo prodotto.
Il keynote del 2007 dove ha presentato il primo iphone è considerata una delle migliori di tutti i tempi, ha catturato l’attenzione del suo pubblico inizialmente inquadrando il contesto poi ha proclamato una frase d’impatto:
“Today, Apple is going to reinvent the phone”
Questa tecnica è chiamata della headline. L’headline ancora la tua storia, è un gancio che cattura l’attenzione e del pubblico e lo incuriosisce. È la descrizione dell’idea in una singola frase.
Steve Jobs ha utilizzato questa impostazione per tutte le presentazioni, ogni nuovo prodotto Apple ha avuto una frase che lo ha introdotto ed è usato ancora oggi per il lancio di ogni prodotto apple.
Raccontare una storia è il mezzo più sicuro per presentare efficacemente un progetto e guadagnare l’attenzione e la fiducia del pubblico che ti ascolta. Il modo più semplice per catturare l’attenzione è quello di descrivere una situazione in cui l’audience si può facilmente immedesimare e condividere un problema. Il secondo passo è quello di raccontare la soluzione che si vuole proporre e poi un futuro più semplice e felice un cui il problema non esiste più: l’headline è l’assaggio del nuovo futuro che il tuo prodotto o servizio porterà.
Usa un framework
Per migliorare la capacità di raccontare una storia si possono usare dei framework, così da avere una struttura predefinita per la presentazione e non rischiare di uscire dal racconto.
Ci sono molti framework che possono essere utilizzati per le presentazioni. “Passato, presente e futuro” ad esempio, che è molto utile per portare le persone all’interno di un processo o per mostrare un cambiamento. Un altro è “vantaggi e contrasti” molto utilizzato quando si vuole puntare il focus sui vantaggi della propria idea; c’è poi “causa ed effetto” che è molto utile quando si vuole spiegare alle persone la relazione tra due cose o la logica che c’è dietro ad una decisione.
Un altro metodo molto usato e molto efficace è “what, so what, now what”. Il framework è molto semplice e molto efficace per capire come presentare efficacemente un progetto:
- Prima si introduce il problema, questo è il “what”, quello su cui bisogna puntare l’attenzione (es. business goal);
- Poi dobbiamo fare un’osservazione e comunichiamo perché le persone dovrebbero porre la loro attenzione sul nostro progetto, questa è la parte “so what” (es. perché il prodotto o il servizio dovrebbe essere progettato);
- E alla fine chiudiamo il racconto con la parte “now what”, dove suggeriamo i passi che porteranno verso un futuro migliore (es. proposta di un nuovo servizio o prodotto e del suo impatto sulla vita delle persone).
Fai degli esempi
L’ultimo passo per presentare efficacemente un progetto è quello di proporre degli esempi. Ci sono solo due modi utili per fare degli esempi.
- Lo scambio di valore: qui si racconta come creare il prodotto o servizio porterebbe valore e più si riescono a portare numeriche di esempi di progetti simili, più sarà efficace la presentazione;
- Il costo di non fare nulla: cioè quanto costerebbe non portare nessun cambiamento è molto simile al precedente ma si ragiona il modo negativo. Se l’azienda non fa questo cambiamento è probabile che si perda questo valore, ed è molto importante giustificarlo anche qui con esempi o casi concreti di aziende competitors o best practice di settori affini.