I documenti PDF sono ovunque: brochure, cataloghi, report, moduli. Ma spesso sono un ostacolo per le persone con disabilità. In questo articolo vedremo cosa rende un PDF inaccessibile, quali sono gli errori più comuni e, soprattutto, cosa può fare un’azienda anche senza grandi budget per migliorare l’accessibilità dei propri documenti.
Perché i PDF sono un problema?
Il formato PDF è stato progettato per la stampa, non per l’accessibilità. Se non viene creato con attenzione, diventa una “scatola chiusa” per chi usa screen reader o ha difficoltà visive, cognitive o motorie.
Le principali barriere:
- Nessuna struttura logica: un testo lineare, senza intestazioni o gerarchie.
- Immagini senza testo alternativo.
- Assenza di segnalibri o ordine di lettura.
- Moduli non compilabili da tastiera.
- Documenti scansionati come immagini.
Gli errori più comuni nei PDF aziendali
1. PDF esportati da PowerPoint o InDesign senza tag
Molti documenti vengono esportati in PDF “così come sono”. Il problema? Non hanno tag, cioè informazioni strutturali che aiutano gli screen reader a interpretare il contenuto.
2. Titoli non marcati come titoli
I titoli e sottotitoli sono spesso solo testo in grassetto o più grande. Questo rende difficile la navigazione per chi usa tecnologie assistive.
3. Immagini decorative che non sono marcate come tali
Ogni immagine dovrebbe avere un testo alternativo, oppure essere contrassegnata come decorativa se non porta informazioni.
4. Tabelle complesse non strutturate
Le tabelle servono per visualizzare dati in modo chiaro, ma se non sono ben costruite diventano un incubo per chi usa screen reader.
5. Moduli PDF non interattivi
Molti PDF includono moduli da compilare, ma non sono utilizzabili da tastiera o da chi usa tecnologie assistive.
Cosa dice la normativa
Dal 2025, con l’European Accessibility Act, tutti i documenti digitali collegati a servizi web dovranno essere accessibili, anche quelli PDF. E se l’azienda lavora nel settore pubblico, sanitario, bancario o dell’ecommerce, gli obblighi sono già attivi in molti paesi europei.
Cosa può fare la tua azienda senza budget extra
1. Formare il team interno
Il primo passo è sensibilizzare chi crea contenuti (marketing, comunicazione, HR). Bastano piccole accortezze per migliorare molto.
Esempio: quando si usa Word o PowerPoint, usare gli stili di titolo, aggiungere testi alternativi alle immagini, evitare di scrivere tutto in maiuscolo.
2. Usare strumenti nativi
Word e PowerPoint hanno funzioni integrate per verificare l’accessibilità. Anche Acrobat Pro include uno strumento di controllo.
3. Creare documenti accessibili alla fonte
Invece di sistemare un PDF dopo, meglio creare un documento accessibile da subito. Si può partire da:
- Word con stili e titoli.
- Tabelle semplici e lineari.
- Immagini con descrizione.
- Link descrittivi (evitare “clicca qui”).
4. Ridurre la produzione di PDF
Chiediti: è davvero necessario creare un PDF? Un contenuto web ben fatto è spesso più accessibile, più aggiornabile e più SEO friendly.
5. Focalizzarsi sui documenti strategici
Se non puoi intervenire su tutto, inizia da quelli più importanti:
- Moduli da compilare.
- Brochure commerciali.
- Manuali per clienti o pazienti.
- Report annuali pubblicati online.
Come testare un PDF
Ecco alcuni strumenti semplici (anche gratuiti) per verificare se un PDF è accessibile:
- Adobe Acrobat Pro: lo strumento più completo, con il pannello “Accessibilità”.
- PAC 2024 (PDF Accessibility Checker): gratuito, controlla la struttura e segnala problemi.
- NVDA o JAWS: screen reader che simulano l’esperienza di utenti reali.
- AXE o Wave: utili se il PDF è integrato nel sito.
Checklist pratica per i tuoi PDF
– Usa titoli e sottotitoli con struttura corretta
– Aggiungi sempre il testo alternativo alle immagini
– Evita immagini di testo
– Verifica che l’ordine di lettura sia logico
– Usa tabelle semplici
– Assicurati che i moduli siano compilabili
– Evita PDF scansionati: converti in testo
– Riduci i link vaghi come “clicca qui”
– Imposta i segnalibri
– Usa un linguaggio chiaro e leggibile
Accessibilità PDF e SEO
Un PDF accessibile è anche più facilmente indicizzabile da Google. Se il contenuto è strutturato bene, i motori di ricerca possono leggerlo meglio e mostrarlo nei risultati. Un buon motivo in più per investire nell’accessibilità.
Un investimento per tutti
L’accessibilità non è solo per persone con disabilità. Un PDF ben strutturato è più chiaro per chiunque. Inoltre, spesso chi ha fretta o consulta un documento da mobile beneficia di una struttura semplice e logica.
Vuoi fare di più?
Nel mio libro “Design Accessibile e AI” trovi un intero capitolo dedicato all’accessibilità dei documenti, con esempi pratici e strumenti consigliati. È pensato proprio per aziende come la tua, che vogliono fare la differenza anche senza grandi budget.
Scoprilo su Amazon (formato cartaceo)
Conclusione
I PDF accessibili non sono un lusso: sono una responsabilità. E anche una grande opportunità per rendere i tuoi contenuti più inclusivi, professionali e facili da usare. Parti da quello che puoi fare oggi, con il team che hai. Ogni passo conta.